Erste Erfahrungen mit Lump-Sum-Vorhaben

Die Zahl der Ausschreibungen mit pauschalen Projektförderungen (Lump Sum) hat im Arbeitsprogramm 2023/2024 deutlich zugenommen. Erstmals werden in großem Umfang auch Verbundvorhaben pauschal gefördert.

Die Kalkulation der Projektbudgets erfolgt in der Regel angelehnt an die tatsächlichen, einrichtungsüblichen Kosten. Aber im Unterschied zu den üblichen Actual-Cost-Projekten müssen die Kosten in Lump-Sum-Projekten detaillierter dargestellt werden, denn die Budgetplanungstabelle ist die Grundlage für alle Auszahlungen, die im Projektverlauf später erfolgen.

Die Erfahrung von erfolgreichen Antragsstellenden zeigt, dass es sehr wichtig ist, überdurchschnittlich hohe Personalkosten schlüssig zu begründen. Um festzustellen, was für EU-Projekte als überdurchschnittlich hohe Personalkosten angesehen wird, ist es erforderlich, die eigenen Personalkostendurchschnittssätze mit landes- und einrichtungsspezifischen Durchschnittssätzen zu vergleichen. Diese werden im Horizon dashboard for lump sum evaluations regelmäßig aktualisiert.

Im Oktober 2023 wurden zudem die Vorlagen für die Kalkulation der Projektbudgets und das Gutachterbriefing aktualisiert. Hier ist das Bestreben der Europäischen Kommission zu erkennen, den Antrags- und Begutachtungsprozess für alle Beteiligten zu vereinfachen. In der Budgetplanungstabelle wurden die "Instructions" erweitert. Viele offene Fragen, die unter anderem durch Rückmeldungen der Antragsstellenden auch über das NKS-Netzwerk weitergegeben wurden, werden dadurch jetzt adressiert. Auch das Gutachterbriefing dokumentiert einen gewissen Lernprozess. Es wurde wesentlich erweitert und die Begutachtenden werden jetzt ausführlicher auf den Zweck und die Grenzen der Verwendbarkeit des Dashboards hingewiesen.

Alle Antragstellenden möchten wir an dieser Stelle noch einmal darauf hinweisen, dass es von der Europäischen Kommission sehr hilfreiche Leitfäden gibt. Zu nennen sind hier zum Beispiel das "Best practice"-Dokument und der Leitfaden für Antragstellende, der ebenfalls kürzlich aktualisiert wurde.