Bericht zur Umfrage zu finanziellen, rechtlichen und administrativen Regelungen in Horizont Europa veröffentlicht

Das transnationale Netzwerkprojekt der Nationalen Kontaktstellen Horizon Academy (NCP4HE), in dem auch die deutsche NKS Recht und Finanzen eingebunden ist, führte letztes Jahr eine Umfrage zur Implementierung von Horizont-Europa-Projekten durch. Die Umfrage zielte darauf ab, Erfahrungswerte und Rückmeldungen zu finanziellen, rechtlichen und administrativen Prozessen von der Antragstellung bis hin zur Berichterstattung zu sammeln. 

Die Analyse stützt sich auf 1.360 Antworten von Organisationen aus ganz Europa – von Universitäten und Forschungseinrichtungen bis hin zu Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen – und erfasst die Erfahrungen von Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren, Forschenden sowie Forschungsmanagern und -administratoren. Durch die Kombination von statistischen Daten mit den Erfahrungen von Personen, die in ihrer täglichen Praxis mit den Regeln des Programms arbeiten, bietet die Studie eine datengestützte Perspektive darauf, wie die aktuellen Regeln der europäischen Forschungsförderung in der Praxis angewendet werden und wo die größten Herausforderungen liegen.

Die Analyse zeigt, dass eine Reihe von Elementen der Umsetzung von Horizont Europa von den Begünstigten positiv bewertet werden. Darunter fallen unter anderem: 

• die Harmonisierung der Förderregeln für alle EU-Programme (der sogenannte "Corporate Approach") und die Angleichung der Musterfinanzhilfevereinbarungen für alle EU-Programme, 
• die kommentierte Finanzhilfevereinbarung (Annotated Model Grant Agreement), insbesondere wegen ihrer praktischen Beispiele und Erläuterungen,
• das System zur Einreichung von Anträgen, welches meist als klar und funktional bewertet wird,
• die Phase der Vorbereitung der Finanzhilfevereinbarung im Allgemeinen, die als verständlich und administrativ überschaubar angesehen wird,
• die Änderungen während der Projektdurchführung, die trotz häufiger Anpassungen in der Praxis von den meisten Begünstigten als effektiv und vorhersehbar beschrieben und vergleichsweise positiv bewertet werden,
• Grundsätze wie offene Wissenschaft, Gleichstellung der Geschlechter, Ethik oder Datenschutz, die zunehmend in institutionellen Richtlinien integriert werden.

Bereiche, in denen die Begünstigten weiterhin mit praktischen Schwierigkeiten konfrontiert sind, umfassen unter anderem: 

• Die Suche nach einer geeigneten Ausschreibung im Teilnehmerportal der EU wird nicht immer als intuitiv und die Identifizierung relevanter Themen als zeitaufwändig gesehen. 
• Die Antragsstellung selbst wird oft als sehr anspruchsvoller Prozess empfunden, was sich darin widerspiegelt, dass viele Organisationen bei der Ausarbeitung von Vorschlägen auf spezialisierte externe Berater zurückgreifen. 
• Es wird über eine gewisse Unsicherheit während der Bewertungsphase berichtet, obwohl die Robustheit des Peer-Review-Systems geschätzt wird.
• Die praktische Umsetzung von Querschnittsaspekten (offene Wissenschaft, Gleichstellung der Geschlechter, Ethik, Datenschutz) sowie die Verwertung und Valorisierung von Projektergebnissen stößt im täglichen Projektmanagement häufig aufgrund unzureichender Personalkapazitäten oder Verwaltungsaufwandes an Grenzen. 
• Mehr als de Hälfte sieht die Berechnung der förderfähigen Personalkosten als zu komplex an. Schwierigkeiten treten meist erst während der Projektabwicklung und nicht so sehr bei der Budgetkalkulation während der Antragstellung auf. 

Rückmeldungen zur Vereinfachungsmaßnahmen

• Positiv gesehen wird die steigende Offenheit gegenüber Vereinfachungsmaßnahmen, insbesondere der Pauschalförderung (Lump Sum Grants).
• Für die praktische Umsetzung von Lump-Sum-Projekten werden jedoch noch immer viele offene Fragen gesehen, insbesondere in Bezug auf Projektprüfungen und die Dokumentation von Projektunterlagen. 
• Diese Erfahrungen legen nahe, dass weitere methodische Klarstellungen und der Austausch bewährter Verfahren wichtig sein werden, um die Vorteile dieses Modells voll auszuschöpfen. Die Befragten weisen auch darauf hin, dass einige Einrichtungen oder Koordinatorinnen und Koordinatoren nach wie vor interne Verfahren anwenden, die dem Tatsächliche-Kosten-Modell ähneln, was die potenziellen Vorteile der vereinfachten Finanzierungsregelung schmälern könnte.
• Neben der Lump-Sum-Förderung hat die Europäische Kommission auch organisationsweite Personaltagessätze (Personnel Unit Costs) als freiwillige Option im Jahr 2025 eingeführt. Die Analyse zeigt jedoch, dass dieses Modell derzeit von den Begünstigten eher zurückhaltend aufgenommen wird und in seiner jetzigen Form allgemein nicht als vollständig tragfähig angesehen wird. Seine breitere Anwendung wird daher weitgehend von der weiteren Entwicklung der Vorschriften und ihrer praktischen Umsetzung abhängen.

Rolle der Nationalen Kontaktstellen

Die Veröffentlichung unterstreicht auch die Bedeutung der Nationalen Kontaktstellen (NKS), die an der Schnittstelle zwischen den europäischen Institutionen und den Antragstellenden sowie Begünstigten tätig sind. Durch ihre tägliche Arbeit mit Antragstellenden und Begünstigten sammeln die NKS praktische Erfahrungen und Daten, die zur weiteren Verbesserung der Regeln für europäische Programme beitragen können.

Die Analyse wurde in Zusammenarbeit mit Experten aus dem gesamten Netzwerk der NKS für rechtliche und finanzielle Aspekte von Horizont Europa erstellt. Aktivitäten dieser Art zeigen auch, dass nationale Unterstützungsstrukturen nicht nur zu einer erfolgreichen Teilnahme an europäischen Programmen beitragen können, sondern auch zu deren Weiterentwicklung.

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