Der PIC (Participant Identification Code) ist eine Nummer, unter der die administrativen Angaben einer Einrichtung bei der Europäischen Kommission hinterlegt sind. Diese Angaben werden während eines Validierungsverfahrens überprüft.
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Um EU-Mittel beantragen zu können, muss sich jede Einrichtung einmalig in einem Teilnahme-Register (dem sogenannten Funding and Tender Opportunities Portal) registrieren. Dann wird ihr eine 9-stellige Identifikationsnummer (Participant Identification Code, PIC) zugeteilt, unter der ihre administrativen Daten hinterlegt sind.
Wichtig ist, dass jede Einrichtung nur genau einen PIC erhält. Ob Ihre Einrichtung bereits registriert ist, können Sie über die PIC-Suchfunktion im Funding & Tenders Portal überprüfen. Wenn es in Ihrer Einrichtung ein EU-Referat gibt, können Sie auch dort nachfragen.
Die Vorregistrierung dauert nur wenige Minuten. Nachdem Sie ein Organisationsprofil angelegt haben, bekommen Sie einen vorläufigen PIC per E-Mail. Dieser Code hat zunächst den Status "declared" oder "non-validated". Bereits mit diesem vorläufigen PIC können Sie einen Antrag stellen. Eine Fördervereinbarung kann allerdings erst abgeschlossen werden, wenn den PIC validiert worden ist.
Für die Validierung muss Ihre Einrichtung verschiedene Unterlagen zur Überprüfung an die entsprechende Dienststelle der Europäischen Kommission, den Validation Service, senden. Die Überprüfung kann etwas Zeit beanspruchen. Nachdem dieser Prozess erfolgreich durchlaufen ist, erhält die Einrichtung den Status "validated“. Die Pflege der Daten obliegt danach dem LEAR (Legal Entity Account Representative). Die hinterlegten Daten können vom LEAR im persönlichen Bereich des Funding & Tenders Portal jederzeit geändert werden.
Im Online Manual finden sich ausführliche Informationen zur Registrierung einer Einrichtung und zur Validierung.
