Audit-Zertifikate

In Horizont Europa gibt es verschiedene Arten von Audits, mit denen die zweckmäßige Verwendung der Fördergelder sichergestellt werden soll. Audits können die Kommission, der Rechnungshof, Wirtschaftsprüfer oder die eigene Innenrevision durchführen.

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In Horizont Europa wird zwischen verschiedenen Arten von Audits unterschieden:

  • Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS);
  • Second-Level-Audit durch die Europäische Kommission;
  • Third-Level-Audit durch den Europäischen Rechnungshof, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) oder die Europäische Staatsanwaltschaft (EPPO);
  • Methodenzertifikat (Certificate on the Compliance of Usual Cost Accounting Practices, CoMUC).

Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS)

Die Prüfbescheinigung (auch Bescheinigung über die Kostenaufstellung genannt) dient dazu, die korrekte Abrechnung der erstattungsfähigen Kosten im Projekt nachzuweisen. Zuwendungsempfänger haben am Ende des Projekts eine Prüfbescheinigung zusammen mit dem abschließenden Finanzbericht zu erstellen, falls die Summe ihrer individuellen, zur Abrechnung eingereichten Kosten den Schwellenwert von 430.000 Euro erreicht oder übersteigt. Ausschlaggebend für diese Summe sind die vom jeweiligen Zuwendungsempfänger kumulativ in den Finanzberichten geltend gemachten direkten und indirekten Kosten.

Die Form der Prüfbescheinigungen ist vorgegeben und in Artikel 24.2 der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) geregelt. Neben der Leistungsbeschreibung, die zum Beispiel den Gegenstand und Grund des Auftrags spezifiziert, sind dort auch die vom Prüfenden vorzunehmenden Prüfungshandlungen beschrieben. Prüfbescheinigungen können von externen Wirtschaftsprüferinnen und -prüfern oder von der Innenrevision ausgestellt werden.

Wirtschaftsprüferinnen und -prüfer

In Deutschland sind nach § 319 des Handelsgesetzbuchs (HGB) zertifizierte Wirtschaftsprüferinnen und -prüfer befugt, Prüfbescheinigungen zu erstellen. Alle Zuwendungsempfänger können ihre externen Prüfenden frei wählen und auch ihre üblicherweise mit der Erstellung der Jahresabschlüsse beauftragten Wirtschaftsprüferinnen oder -prüfer beauftragen. Voraussetzung ist, dass diese unabhängig sind. Es darf keine tatsächliche oder scheinbare Abhängigkeit zu der Einrichtung bestehen. Beispiele für eine solche Abhängigkeit sind finanzielle Interessen (Anteile) an der jeweiligen Firma, Mitgliedschaft im Aufsichtsrat oder Angestelltenverhältnis zur Einrichtung, Durchführung der Innenrevisionen, Erbringung von Finanzdienstleistungen, Führen der Bücher der Einrichtung etc. Ebenso wenig dürfen sie daran beteiligt gewesen sein, die Finanzberichte zu erstellen.

Innenrevision

Öffentliche Einrichtungen, Universitäten und gemeinnützige Forschungseinrichtungen können statt einer externen Wirtschaftsprüfung auch ihre Innenrevision (Competent Public Officer) mit der Ausstellung der Prüfbescheinigung beauftragen. Die Innenrevision muss unabhängig sein, das heißt sie darf weder bei der Erstellung der Kostenabrechnungen für das Projekt beteiligt sein, noch hierarchisch der Stelle unterstehen, die für das Erstellen der Kostenabrechnungen verantwortlich ist. Diese rechtliche Handlungsfähigkeit und Unabhängigkeit müssen im Zweifelsfall von der zuständigen nationalen Behörde bestätigt werden können.

Kosten

Die Kosten für die Erstellung einer Prüfbescheinigung sind in Horizont Europa erstattungsfähig. Bei der Budgetkalkulation sollten alle Projektbegünstigten, die über eine Fördersumme von 430.000 Euro kommen, diese Kosten einplanen. Prüfbescheinigungen fallen in Horizont Europa unter die Kostenkategorie "Andere Güter, Arbeiten und Dienstleistungen" (Other Goods and Services) im Rahmen der Anschaffungskosten (Purchase Costs).

System- und Prozessaudit (SPA)

In Horizont Europa haben einige Zuwendungsempfänger die Möglichkeit ein System- und Prozessaudit (SPA) durchzuführen. Ziel des SPA ist es, den Prüfungsaufwand für die Begünstigten zu verringern.

Ein SPA kann vom Begünstigten beantragt werden, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  1. Die Einrichtung rechnet Einheits-, Pauschalkosten oder Lump-Sum-Kosten ab sowie Kosten gemäß üblicher Kostenrechnungsverfahren.
  2. Die Einrichtung verfügt über eine formalisierte Dokumentation der Systeme und Prozesse zur Berechnung ihrer Kosten und Beiträge (das heißt formell und schriftlich genehmigt) und hat außerdem an mindestens 150 Maßnahmen im Rahmen von Horizont 2020 oder Euratom (2014 - 2018 oder 2019 - 2020) teilgenommen und nehmen an mindestens 3 laufenden Aktionen im Rahmen von Horizont Europa oder dem Euratom (2021 - 2025 oder 2026 - 2027) teil.

Das SPA wird wie folgt durchgeführt:

  1. Antrag durch den Begünstigten.
  2. Sofern der Antrag angenommen wird, führt die Bewilligungsbehörde die System- und Prozessprüfung durch, die durch eine Transaktionsprüfung ergänzt wird, bei der Stichproben aus Finanzberichten der Einrichtung aus Horizont Europa oder Euratom gezogen werden.
  3. Das Auditergebnis wird in Form einer Risikobewertung ermittelt. Dabei können die Begünstigten mit den Risikoklassen "niedrig", "mittel" oder "hoch" bewertet werden.

Begünstigte mit geringem Risiko profitieren von weniger (oder weniger eingehenden) Ex-post-Prüfungen (Artikel 25) und einer höheren Schwelle für die Vorlage von Bescheinigungen zum Jahresabschluss (CFS; Finanzhilfevereinbarung, Artikel 21 und 24.2, und Datenblatt, Punkt 4.3).