Periodische Berichte

Die periodischen Berichte (Periodic Reports) dokumentieren den Fortschritt im Projekt und dienen als Grundlage für die Auszahlung der Zuwendungen im laufenden Vorhaben.

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Ein periodischer Bericht (Periodic Report) setzt sich aus dem Fortschrittsbericht (Technical Report) und dem Finanzbericht (Financial Statement) nach Artikel 21.2 der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) zusammen. Er ist in der Regel spätestens 60 Tage nach einer Berichtsperiode über die koordinierende Einrichtung bei der Europäischen Kommission einzureichen. Diese hat nach Eingang der Berichte 90 Tage Zeit, sie zu prüfen und entsprechende Zwischenzahlungen vorzunehmen. Für die Berichte sind die von der Europäischen Kommission vorgegebenen Vorlagen zu verwenden.

Der Fortschrittsbericht

Der Fortschrittsbericht (Technical Report) selbst ist in zwei Teile A und B gegliedert und bietet eine Übersicht über den bisherigen Verlauf des Projekts.

Neben einer publizierbaren Zusammenfassung umfasst er Informationen zu den bislang erreichten Zielen, Meilensteinen (Milestones) und durchzuführenden Arbeiten (Deliverables), wie sie im Anhang 1 der Finanzhilfevereinbarung definiert sind. Abweichungen zwischen der ursprünglichen Projektplanung (Anhang 1) und der bisherigen Umsetzung sollten dargestellt und erläutert werden.

Teil A umfasst die tabellarische Darstellung von Projektinformationen im elektronischen Berichtssystem. Teil B stellt den beschreibenden Teil dar und wird als PDF-Dokument hochgeladen. Hier sollen von den Teilnehmern zum Beispiel Abweichungen im Projektverlauf (Verzögerungen, nicht ausgeführte Arbeiten, neue Unteraufträge, Budgetüberschreitungen usw.) beschrieben werden.

Der Finanzbericht

Der Finanzbericht (Periodic Financial Report) besteht aus folgenden Teilen:

  • Individueller Finanzbericht jedes einzelnen Projektpartners (Individual Financial Statement) und einer konsolidierten Fassung aller Partner des Konsortiums;
  • Erläuterung zu den genutzten Ressourcen (Explanation on the Use of Resources);
  • Gegebenenfalls ein individuelles Auditzertifikat der einzelnen Projektpartner (Certificate on the Financial Statements, CFS), wenn die Auditgrenze erreicht wurde.

Für den individuellen Finanzbericht ist der Anhang 4 der Finanzhilfevereinbarung die vorgegebene Formatvorlage. Die Maske zur Erstellung des Finanzberichts ist jedem Projektpartner über das Teilnehmerportal zugänglich. Hier listen die einzelnen Zuwendungsbegünstigten jeweils tabellarisch die in der Berichtsperiode angefallenen Kosten auf und schicken den fertigen Bericht elektronisch an die koordinierende Einrichtung. Anhand dieser Daten wird für den Koordinator des Konsortiums automatisch der zusammengefasste Finanzbericht über die gesamten Projektkosten in einer Berichtsperiode erstellt.

Einreichung der Berichte

Die Berichte werden ausschließlich elektronisch über das Funding & Tenders Portal eingereicht. Dabei senden die Projektpartner ihre Berichte an die Koordinatorin beziehungsweise den Koordinator. Diese Person ist dafür verantwortlich, dass alle Berichte gebündelt und rechtzeitig (60 Tage nach Ende des Berichtszeitraums) bei der Europäischen Kommission eingehen.

Die Einrichtungen müssen intern klären, wer administrativ (Drittmittelabteilung, Buchhaltung, Kanzlerin oder Kanzler etc.) und inhaltlich (zum Beispiel Projektpartner, Mitarbeiterin oder Mitarbeiter) in die Berichterstattung eingebunden werden muss.

Der Finanzbericht kann nur von der Person, die die Funktion als sogenannter Financial Statement Authorised Signatory (FSIGN) innehat, eingereicht werden. Diese Person bekommt ihre Rolle im Teilnehmerportal durch den Legal Entity Appointed Representative (LEAR) der eigenen Einrichtung zugewiesen. Die Rollenzuweisung ist im Online Manual für Horizont Europa beschrieben.