Projektberichte sollen den Fortschritt der Arbeiten im Projekt und die geltend gemachten Kosten wiedergeben. Sie werden ausschließlich elektronisch eingereicht. Die Europäische Kommission entscheidet anhand der Berichte über die weitere Finanzierung.
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Zuwendungsempfangende sind in Horizont Europa nach Artikel 21 der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) verpflichtet, über den Projektverlauf und die Verwendung der Fördergelder zu berichten. In Horizont Europa wird zwischen der periodischen und der kontinuierlichen Berichterstattung unterschieden.
Von den Zuwendungsempfangenden wird nach Artikel 21.1 des Grant Agreements erwartet, dass sie regelmäßig über den Status des Projekts informieren, die sogenannte fortlaufende Berichterstattung oder Continuous Reporting. Dazu müssen zum Beispiel Projektleistungen (Deliverables) oder Meilensteine (Milestones), aber auch Risikobeschreibungen und Publikationen im sogenannten "Continuous Reporting Tool" des Funding & Tenders Portals eingetragen werden.
Um Zahlungen erhalten zu können, reichen die Zuwendungsempfänger zusätzlich zur kontinuierlichen Berichterstattung regelmäßig Berichte ein. Das Datenblatt der Finanzhilfevereinbarung gibt die Berichtszeiträume vor, in denen die Berichte einzureichen sind. In der Regel ist dies alle 18 Monate. Sind sie fällig, müssen sie online über das Modul "Periodic Reporting" des Portal Grant Management Systems von den Projektpartnern eingestellt werden. Der Koordinator des Projekts übermittelt die gesammelten Berichte dann an die Europäische Kommission. Die periodischen Berichte bestehen aus einem technischen Bericht, der über den Fortschritt bei der Umsetzung des Projekts informiert und einem finanziellen Bericht, der die angefallenen Projektkosten darstellt.
