Verbundene Stellen und andere Teilnehmende

Konsortien sollten grundsätzlich fähig sein, ihr Projekt selbständig durchzuführen. Unter bestimmten Umständen können aber auch nicht zum Konsortium gehörende Einrichtungen einen Beitrag zum Projekterfolg leisten und dem Konsortium zuarbeiten.

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Grundsätzlich sollten Konsortien ausreichende Ressourcen haben, um ein Projekt selbständig durchzuführen (Artikel 7 Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)). Als Unterzeichnende der Finanzhilfevereinbarung tragen die Projektpartner die gesamte Verantwortung für das geplante Vorhaben. Mitunter ist es aber erforderlich, Teilnehmende in das Projekt einzubinden, die nicht Teil des Konsortiums sind und keine vertragliche Bindung mit der EU haben. In Horizont Europa sind dies verbundene Stellen und andere Teilnehmende. Ihnen ist gemeinsam, dass sie nicht Teil des Konsortiums sind, aber eine vertragliche Absprache mit einem oder mehreren Mitgliedern des Konsortiums getroffen haben und Zuarbeiten zum Projekt leisten oder Ressourcen zur Verfügung stellen. Damit diese Kosten abrechenbar sind, müssen sie grundsätzlich im Anhang 1 (Projektantrag) der Finanzhilfevereinbarung beschrieben worden sein.

Beteiligungsformen Dritter

Verbundene Stellen

In manchen Projekten werden verbundene Stellen eingebunden. Diese übernehmen einen Teil der Arbeit im Projekt. Sie erhalten dafür ein eigenes Budget. Der Begriff der verbundenen Stellen (affiliated entities) stammt aus der EU-Haushaltsordnung (Artikel 187 Absatz 1). Darunter sind Rechtspersonen zu verstehen, die die Kriterien für die Förderfähigkeit erfüllen und eine dauerhafte Verbindung zum Zuwendungsempfänger aufweisen. Dabei kann es sich um eine rechtliche Verbindung oder eine Kapitalbeteiligung handeln. Diese Verbindung darf nicht nur auf das Projekt beschränkt sein oder nur allein zum Zweck der Durchführung des Projekts bestehen. Im Rahmen der Forschungsförderung übliche Beispiele sind Mutter-/Tochterfirmen, Universitäten und Unikliniken sowie Universitäten mit ihren An-Instituten. Möglich sind auch dauerhafte Kooperationen zum Beispiel zur Erforschung eines definierten Themas, die sich auf eine rechtliche Verbindung stützen.

Besteht eine solche dauerhafte Verbindung, können die im Rahmen der Projektdurchführung tatsächlich entstandenen direkten sowie die indirekten Kosten der verbundenen Stelle unter den gleichen Voraussetzungen (Artikel 6.1 Finanzhilfevereinbarung) wie bei regulären Zuwendungsempfängern geltend gemacht werden (Artikel 8 Finanzhilfevereinbarung). Jede verbundene Stelle muss im Funding & Tenders Portal registriert sein. Die Zuwendungsempfänger müssen sicherstellen, dass die verbundenen Stellen den Verpflichtungen aus der Finanzhilfevereinbarung entsprechen. Unter Umständen kann der Zuwendungsgeber vom Zuwendungsempfänger und der verbundenen Stelle gesamtschuldnerische Haftung (Joint and Several Liability) verlangen. Dies ist eine Option im Artikel 22.2 und 22.4 der Finanzhilfevereinbarung.

Assoziierte Partner

Mitunter kommt es vor, dass Einrichtungen aus Drittstaaten am Projekt beteiligt werden sollen, die die Finanzhilfevereinbarung nicht unterzeichnen können. Ein möglicher Grund dafür ist, dass Teile der Finanzhilfevereinbarung dem im Drittstaat geltenden nationalen Recht widersprechen. Diese Einrichtungen können mit einem der Partner im Projekt kooperieren und als assoziierte Partner teilnehmen (Artikel 9.1 der Finanzhilfevereinbarung). Assoziierte Partner erhalten kein eigenes Budget. Ihre Beiträge zum Vorhaben müssen im Antrag beschrieben sein.

Dritte stellen Ressourcen zur Verfügung

In einigen Projekten stellen Einrichtungen, die nicht direkt am Vorhaben beteiligt sind, Personal oder andere Güter (zum Beispiel Räume, Geräte, Ausrüstung) für das Vorhaben zur Verfügung. In der Finanzhilfevereinbarung ist hier von "in-kind-contributions" die Rede. Übersetzen ließe sich das mit "Freundschaftsdiensten". Diese können entgeltfrei oder gegen Entgelt bereitgestellt werden. Stellen Dritte Ressourcen unentgeltlich zur Verfügung, können diese trotzdem gegenüber dem Zuwendungsgeber geltend gemacht werden (Artikel 9.2 der Finanzhilfevereinbarung). Erstattungsfähige Kosten sind Aufwendungen, die die Kriterien für die Zuwendungsfähigkeit erfüllen (Artikel 6.1 der Finanzhilfevereinbarung). Die dem Dritten entstehenden Kosten werden in den Büchern des Dritten belegt. Die Zuwendungsempfänger müssen sicherstellen, dass die Kosten im Falle eines Audits geprüft werden können. Die Kosten müssen im Antrag (bzw. im Anhang 1 der Finanzhilfevereinbarung) dargestellt sein.

Stellen die Dritten ihre Kosten unentgeltlich zur Verfügung, kann der Zuwendungsempfänger diese Kosten ebenfalls bereits bei der Antragstellung in seinem eigenen Budget abbilden. In den Finanzberichten werden die "in-kind-contributions" den jeweiligen Kostenkategorien (beispielsweise Personalkosten oder Anschaffungskosten) zugeordnet. Es können nur tatsächlich entstandene, direkte Kosten geltend gemacht werden. Der Zuwendungsempfänger kann sie als direkte Kosten nach den Voraussetzungen des Artikel 6. der Finanzhilfevereinbarung in der jeweils einschlägigen Kostenkategorie abrechnen, als wären diese Kosten ihm selbst entstanden.

Unterauftragnehmer

Unterauftragnehmer können eingebunden werden, wenn dies für die Projektimplementierung erforderlich ist. Die Kosten für Unteraufträge sind erstattungsfähig. Die Vergabe muss nach geltenden Vergaberecht erfolgen und eine Auswahl nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis getroffen werden. Bei der Einbindung von Unterauftragnehmern ist darauf zu achten, dass den allgemeinen Anforderungen aus der Finanzhilfevereinbarung entsprochen wird (Artikel 9.3 der Finanzhilfevereinbarung).

Mehr zur Einbindung von Unterauftragnehmern

Empfänger von finanziellen Zuwendungen

Für einige Ausschreibungen ist in den jeweiligen Arbeitsprogrammteilen die Möglichkeit vorgesehen, einen Teil der bewilligten Projektförderung zum Beispiel in Form von Preisen oder anderen Zuwendungen an Dritte weiterzugeben (Financial Support to Third Parties, Artikel 9.4 der Finanzhilfevereinbarung). Das Konsortium legt dabei die Bedingungen für die finanzielle Unterstützung fest. Die Zuwendungsempfänger stellen sicher, dass die Dritten bestimmte Vorgaben aus der Finanzhilfevereinbarung, zum Beispiel zu Interessenkonflikten, Vertraulichkeit, Sicherheit und Sichtbarkeit der EU-Förderung etc., erfüllen. Im Falle einer Prüfung müssen diese den Auditoren Zugang zu ihren Unterlagen gewähren.