Konsortien sollten grundsätzlich fähig sein, ihr Projekt selbständig durchzuführen. Unter bestimmten Umständen können aber auch nicht zum Konsortium gehörende Einrichtungen einen Beitrag zum Projekterfolg leisten und dem Konsortium zuarbeiten.
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Mitunter ist es erforderlich, externe Einrichtungen in das Projekt einzubinden, wenn sie Zuarbeiten zum Projekt leisten oder Ressourcen zur Verfügung stellen. Diese Einrichtungen gehören nicht dem Konsortium an, unterzeichnen nicht die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) und haben auch keine vertragliche Bindung mit der EU. In Horizont Europa sind dies verbundene Stellen und andere Teilnehmende.
Grundsätzlich sollten Konsortien ausreichende eigene Ressourcen haben, um ein Projekt selbständig durchzuführen (Artikel 7 Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)). Als Unterzeichnende der Finanzhilfevereinbarung tragen die Projektpartner die gesamte Verantwortung für das geplante Vorhaben. Für die Einbindung von verbundenen Stellen oder anderen Teilnehmenden müssen daher ein oder mehrere Mitglieder des Konsortiums eigene vertragliche Absprachen treffen. Damit die Kosten der verbundenen Stellen und anderen Teilnehmenden abrechenbar sind, müssen diese grundsätzlich im Anhang 1 (Projektantrag) der Finanzhilfevereinbarung beschrieben worden sein.
In manchen Projekten werden verbundene Stellen eingebunden. Diese übernehmen einen Teil der Arbeit im Projekt. Sie erhalten dafür ein eigenes Budget und werden weitgehend wie ein regulärer Zuwendungsempfänger behandelt. Der Begriff der verbundenen Stellen (affiliated entities) stammt aus der EU-Haushaltsordnung (Artikel 187 Absatz 1). Darunter sind Rechtspersonen zu verstehen, die die Kriterien für die Förderfähigkeit erfüllen und eine dauerhafte Verbindung zum Zuwendungsempfänger aufweisen. Dabei kann es sich um eine rechtliche Verbindung oder eine Kapitalbeteiligung handeln. Diese Verbindung darf nicht nur auf das Projekt beschränkt sein oder nur allein zum Zweck der Durchführung des Projekts bestehen. Im Rahmen der Forschungsförderung übliche Beispiele sind Mutter-/Tochterfirmen, Universitäten und Unikliniken sowie Universitäten mit ihren An-Instituten. Möglich sind auch dauerhafte Kooperationen, zum Beispiel zur Erforschung eines definierten Themas, die sich auf eine rechtliche Verbindung stützen.
Besteht eine solche dauerhafte Verbindung, kann die verbundene Stelle ihre im Rahmen der Projektdurchführung tatsächlich entstandenen direkten sowie die indirekten Kosten unter den gleichen Voraussetzungen (Artikel 6.1 Finanzhilfevereinbarung) wie ein regulärer Zuwendungsempfänger geltend macht (Artikel 8 Finanzhilfevereinbarung). Jede verbundene Stelle muss im Funding & Tenders Portal mit einer PIC registriert sein. Die Zuwendungsempfänger müssen sicherstellen, dass die Verpflichtungen aus der Finanzhilfevereinbarung auch durch die verbundenen Stellen erfüllt werden. Unter Umständen kann der Zuwendungsgeber vom Zuwendungsempfänger und der verbundenen Stelle gesamtschuldnerische Haftung (Joint and Several Liability) verlangen. Dies ist eine Option im Artikel 22.2 und 22.4 der Finanzhilfevereinbarung.
Eine verbundene Stelle hat selbst keinen direkten Zugang zum Berichtswesen im Funding & Tenders Portal, sondern muss etwa für die Einreichung der Beiträge zum technischen Report immer über den eigenen verbundenen regulären Zuwendungsempfänger gehen.
Mitunter kommt es vor, dass Einrichtungen aus Drittstaaten am Projekt beteiligt werden sollen, die die Finanzhilfevereinbarung nicht unterzeichnen können und grundsätzlich nicht förderberechtigt sind. Förderberechtigt sind Einrichtungen aus EU-Mitgliedstaaten, assoziierten Staaten und aus Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen (Liste der förderfähigen Länder). Alle anderen Länder gelten als nicht-assoziierte Drittstaaten und sind in der Regel nicht förderfähig. Einrichtungen aus diesen Ländern können nur als Associated Partner in die Projekte eingebunden werden. Zu dieser Gruppe zählen unter anderem Einrichtungen aus der Schweiz, Japan, USA, China, Russland, Brasilien oder sonstigen industrialisierten Drittstaaten. Diese Einrichtungen müssen mit einem der Zuwendungsempfänger im Projekt oder dem gesamten Konsortium kooperieren und als assoziierte Partner teilnehmen (Artikel 9.1 der Finanzhilfevereinbarung). Das Konsortium ist für die ordnungsgemäße Durchführung der von den assoziierten Partnern durchgeführten Aufgaben gegenüber der EU verantwortlich.
Assoziierte Partner erhalten keine EU-Förderung und haben keinen Zugang zum Funding and Tenders Portal. Ihre Beiträge zum Vorhaben müssen im Antrag beschrieben und in der Budgettabelle ausgewiesen sein. Dort sollte auch erklärt werden, ob ein assoziierter Partner seinen Beitrag am Projekt aus Eigenmitteln oder mittels staatlicher Förderung bestreiten wird.
In einigen Projekten stellen Einrichtungen, die nicht am Vorhaben beteiligt sind, Personal oder andere Güter (zum Beispiel Räume, Geräte, Ausrüstung) für das Vorhaben zur Verfügung. In der Finanzhilfevereinbarung ist hier von "in-kind contributions" die Rede. Übersetzen ließe sich das mit "Freundschaftsdiensten". Diese können entgeltfrei oder gegen Entgelt bereitgestellt werden.
Stellen Dritte Ressourcen unentgeltlich zur Verfügung, kann der Zuwendungsempfänger die dem Dritten entstandenen, tatsächlichen Kosten gegenüber dem Zuwendungsgeber geltend machen (Artikel 9.2 der Finanzhilfevereinbarung). Förderfähig sind die tatsächlichen Kosten, die dem Dritten entstehen. Sie müssen die Kriterien für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllen (Artikel 6.1 der Finanzhilfevereinbarung). Die Dritten müssen die Kosten in ihren Büchern belegen. Die Zuwendungsempfänger müssen sicherstellen, dass die Kosten im Falle eines Audits gegebenenfalls bei dem Dritten geprüft werden können. Die Kosten müssen im Antrag (beziehungsweise im Anhang 1 der Finanzhilfevereinbarung) dargestellt sein.
Stellen Dritte ihre Ressourcen gegen Bezahlung zur Verfügung, kann der Zuwendungsempfänger diese Kosten ebenfalls bereits bei der Antragstellung in seinem eigenen Budget abbilden und dann auch abrechnen. In den Finanzberichten werden diese Kosten der jeweiligen Kostenkategorie (beispielsweise Personalkosten oder Anschaffungskosten) zugeordnet. Es können nur tatsächlich entstandene Kosten geltend gemacht werden. Der Zuwendungsempfänger kann sie nach den Voraussetzungen des Artikel 6 der Finanzhilfevereinbarung in der jeweils einschlägigen Kostenkategorie abrechnen.
Unterauftragnehmer (subcontractors) können eingebunden werden, wenn dies für die Projektimplementierung erforderlich ist. Die Kosten für Unteraufträge sind erstattungsfähig. Die Vergabe muss nach geltenden Vergaberecht erfolgen und eine Auswahl nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis getroffen werden. Bei der Einbindung von Unterauftragnehmern ist darauf zu achten, dass den allgemeinen Anforderungen aus der Finanzhilfevereinbarung entsprochen wird (Artikel 9.3 der Finanzhilfevereinbarung).
Mehr zur Einbindung von Unterauftragnehmern
Für einige Ausschreibungen ist im jeweiligen Arbeitsprogrammteil die Möglichkeit vorgesehen, einen Teil der bewilligten Projektförderung in Form von Preisen, Finanzhilfen oder ähnlichen Formen finanzieller Unterstützung an Dritte weiterzugeben (Financial Support to Third Parties, Artikel 9.4 der Finanzhilfevereinbarung). Das Konsortium legt dabei die Bedingungen für die finanzielle Unterstützung fest. Die Zuwendungsempfänger stellen sicher, dass die Dritten bestimmte Vorgaben aus der Finanzhilfevereinbarung, zum Beispiel zu Interessenkonflikten, Vertraulichkeit, Sicherheit und Sichtbarkeit der EU-Förderung etc., erfüllen. Im Falle einer Prüfung müssen die Dritten den Auditoren Zugang zu ihren Unterlagen gewähren.
