Personalkosten

Für die Abrechnung von im Projekt anfallenden Personalkosten stellt die Europäische Kommission bestimmte Anforderungen. Die Erstattung unterliegt den Regelungen der Finanzhilfevereinbarung.

Personalkosten sind erstattungsfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist, unter dessen alleiniger Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet oder unbefristet angestellt sein. Bei nicht über Arbeitsverträge angestelltem Personal ist es wichtig, dass die Vergütung des Personals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht. Abrechnungsfähig ist das sogenannte Arbeitgeberbrutto, also der Bruttolohn inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie zum Beispiel Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge und sonstiger im Gehalt enthaltenen gesetzlichen Kosten.

Ermittlung des Tagessatzes

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Tagessatzes. Zur Ermittlung des Tagessatzes wird das Bruttojahresgehalt der jeweiligen Projektmitarbeiterin oder des jeweiligen Projektmitarbeiters durch 215 Tage geteilt. Der sich daraus ergebende Tagessatz wird dann mit den tatsächlich am Projekt gearbeiteten Tagen multipliziert.

Für die Umrechnung von gearbeiteten Stunden (laut Zeiterfassung) auf Tage gibt es drei Methoden:

  1. eine Umrechnung nach den durchschnittlichen Stunden, die nach Arbeitsvertrag zu leisten sind (bei einem 40-Stunden-Vertrag beispielsweise sind es 8 Stunden Arbeit pro Arbeitstag);
  2. eine Umrechnung nach den Standardproduktivstunden pro Tag, sofern die Einrichtung Standardproduktivstunden verwendet;
  3. eine fixe Umrechnung, die von allen teilnehmenden Einrichtungen genutzt werden kann (hier entspricht ein Arbeitstag 8 Stunden).

Die 215 Tage sind ein fixer Wert und beziehen sich auf ein Vollzeitäquivalent, lediglich eventuell vorhandener Mutterschutz bzw. Elternzeit kann zum Abzug gebracht werden.

Zeiterfassung

Es können nur Personalkosten abgerechnet werden, die auch in einer Zeiterfassung aufgeführt werden. Daher ist die Arbeitszeit während der gesamten Projektlaufzeit mit Stundenzetteln oder in anderer angemessener Weise (zum Beispiel in einem elektronischen System) zu belegen. Für die Zeiterfassung der Arbeitszeit für jede im Projekt arbeitende Person hat die Europäische Kommission eine Vorlage zur Verfügung gestellt. Zum Nachweis kann die zur Verfügung gestellte Vorlage genutzt werden.

Zu der Personalkosten Vorlage