Personalkosten

Für die Abrechnung von im Projekt anfallenden Personalkosten stellt die Europäische Kommission bestimmte Anforderungen. Die Erstattung unterliegt den Regelungen der Finanzhilfevereinbarung.

Personalkosten sind förderfähig, wenn das Personal direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist, unter dessen alleiniger Aufsicht steht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitlich befristet oder fest angestellt sein. Die in der Finanzhilfevereinbarung vorgesehenen Optionen von förderfähigem Personal für Horizont Europa sind:

  • Kosten für Angestellte oder gleichwertige Beschäftigte (Artikel 6.2.A.1)
  • Kosten für natürliche Personen, die im Rahmen eines direkten Vertrags arbeiten, und für von Dritten abgeordnetes Personal (Artikel 6.2.A.2 und Artikel 6.2.A.3)
  • Kosten für KMU-Geschäftsführende und für natürliche Personen ohne Gehalt (Artikel 6.2.A.4)

Abrechnungsfähig ist der Bruttolohn (Arbeitgeberbrutto) inklusive der Sozialversicherungsbeiträge, wie zum Beispiel Renten- oder Krankenversicherungsbeiträge, und sonstiger, im Gehalt enthaltener gesetzlicher Kosten.

Ermittlung des Tagessatzes (Artikel 6.2.A.1)

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis von Tagessätzen und bezogen auf die jeweilige Abrechnungsperiode. Die maximale Anzahl von pro Jahr förderfähigen Tagen beträgt 215. Die 215 Tage sind ein fixer Wert und beziehen sich auf ein Vollzeitäquivalent, lediglich eventuell vorhandener Mutterschutz bzw. Elternzeit kann zum Abzug gebracht werden. Die maximalen Tagesäquivalente für jeden Berichtszeitraum werden daher wie folgt berechnet:

{((215 / 12) multipliziert mit der Anzahl der Monate [in denen die Person] innerhalb des Berichtszeitraums [beschäftigt ist]) multipliziert mit dem Arbeitszeitfaktor [zum Beispiel 1 für Vollzeit, 0,5 für 50 Prozent Teilzeit usw.]}

Zur Ermittlung des Tagessatzes wird das Arbeitgeberbruttogehalt der jeweiligen Projektmitarbeiterin oder des jeweiligen Projektmitarbeiters für den Berichtszeitraum durch die maximalen Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum geteilt. Der sich daraus ergebende Tagessatz wird dann mit den tatsächlich am Projekt gearbeiteten Tagen multipliziert.

Beispiele zur Berechnung der maximalen Tagesäquivalente für jeden Berichtszeitraum sowie der Tagessätze für die unterschiedlichen Arten von Personal finden sie in der kommentierten Finanzhilfevereinbarung "AGA" (Annotated Model Grant Agreement).

Sonderfälle gibt es für die Berechnung von Personalkosten für Personal das projektbezogene Sonderzahlungen erhält (Artikel 6.2.A.1 Case 1B) und für die Berechnung von Personalkostendurchschnittssätzen (Unit Costs) (Artikel 6.2.A.1 Case 2).

EU-Projekt-bezogene Sonderzahlungen (Artikel 6.2.A.1 Case 1B)

Im Fall von projektbezogenen Sonderzahlungen (Artikel 6.2.A.1 Case 1B) wird in einer Vergleichsrechnung geprüft, wieviel der oder die betreffende Mitarbeitende in einem fiktiven, vergleichbaren nationalen Projekt verdienen würde. Die tatsächlichen förderfähigen Kosten entsprechen dem niedrigeren der beiden Werte (Gehalt im EU-Projekt gegenüber Gehalt im nationalen Projekt). Derartige Sonderzahlungen sind bislang in Deutschland nicht zum Wirken gekommen.

Personalkosten-Durchschnittssätze (Artikel 6.2.A.1 Case 2)

Neben den tatsächlichen Personalkosten können auch Personalkosten-Durchschnittssätze (Unit Costs) abgerechnet werden, sofern sie:

  • der intern üblichen Buchhaltungspraxis entsprechen und durchgängig in Horizont Europa angewandt werden;
  • der Tagessatz anhand der tatsächlichen Personalkosten berechnet wird, die während des Berichtszeitraums in der Buchführung erfasst wurden, unter Ausschluss von nicht förderfähigen Kosten oder Kosten, die bereits in anderen Budgetkategorien enthalten sind (wie zum Beispiel indirekte Kosten; keine Doppelfinanzierung der gleichen Kosten).

Wenn die Methodik zur Berechnung der Personalkosten-Durchschnittssätze budgetierte oder geschätzte Elemente enthält, können diese nur akzeptiert werden, wenn sie:

  • relevant sind (das heißt sich eindeutig auf die Personalkosten beziehen);
  • in angemessener Weise verwendet werden (das heißt, keine große Rolle bei der Berechnung spielen);
  • objektiven und überprüfbaren Informationen entsprechen (das heißt, ihre Grundlage ist klar definiert und es kann gezeigt werden, wie sie berechnet wurden).

Kosten für natürliche Personen, die im Rahmen eines direkten Vertrags arbeiten, und für von Dritten abgeordnetes Personal (Artikel 6.2.A.2 und Artikel 6.2.A.3)

Kosten für selbständige natürliche Personen, die im Rahmen eines direkten Vertrags arbeiten, und für Personen, die gegen Bezahlung abgeordnet werden, müssen als tatsächliche Personalkosten angegeben werden.

Eine Abordnung ist die vorübergehende Versetzung einer Person zum Zuwendungsempfänger, die bei einer anderen Einrichtung, einem Dritten, angestellt ist. Während der Abordnung arbeitet die Person für den Zuwendungsempfänger und unter dessen Aufsicht. Sie bleibt aber bei dem Dritten angestellt und wird weiterhin von ihm bezahlt. Eine Abordnung erfordert in der Regel, dass die Person auf dem Gelände des Zuwendungsempfängers arbeitet.

  • Zur Abrechnung der Kosten von natürlichen Personen und von abgeordnetem Personal  müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Sie müssen die allgemeinen Bedingungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllen (Artikel 6.1(a)).
  • Die natürliche Person muss selbst im Rahmen eines direkten Vertrages mit dem Zuwendungsempfänger eingestellt sein (darunter fällt nicht die Anstellung über eine andere juristische Person, wie beispielsweise über ein Zeitarbeitsunternehmen. Personen, die über eine Zeitarbeitsfirma angestellt sind, können gegebenenfalls als Unteraufträge oder Kosten für sonstige Dienstleistungen abgerechnet werden).
  • Die Person arbeitet unter ähnlichen Bedingungen wie das Personal des Zuwendungsempfängers. Insbesondere muss der Zuwendungsempfänger die Arbeit der Person in ähnlicher Weise organisieren und beaufsichtigen. Sie  unterliegt ähnlichen Anwesenheitspflichten wie das Personal. Die Vergütung muss sich nach der Arbeitszeit richten und nicht nach der Erbringung bestimmter Outputs / Produkte. Das Ergebnis der geleisteten Arbeit (einschließlich Patente oder Urheberrechte) muss grundsätzlich dem Zuwendungsempfänger gehören.
  • Die Kosten für die Person dürfen sich nicht wesentlich von den Kosten für Arbeitnehmende des Zuwendungsempfängers unterscheiden.

Ist im Vertrag mit der Person ein Tagessatz vereinbart, wird dieser für die Abrechnung verwendet und mit den am Projekt gearbeiteten Tagen multipliziert. Ist nur ein Stundensatz vorgesehen, wird dieser mit acht multipliziert, um einen Tagessatz zu erhalten. Der Tagessatz wird dann mit den im Projekt gearbeiteten Stunden multipliziert, um die Personalkosten zu erhalten.

Kosten für KMU-Geschäftsführende und für natürliche Personen ohne Gehalt (Artikel 6.2.A.4)

Diese Budgetkategorie deckt die Kosten von zwei Arten von Personen ab:

  1. Personen, die direkt Eigentümer bzw Eigentümerin oder Miteigentümer bzw Miteigentümerin (unabhängig von ihrem Anteil) eines KMU sind, das Zuwendungsempfänger ist. Sie sind weder Angestellte des KMU, noch wird ihre Arbeit durch ein Gehalt vergütet. Sie können allerdings eine Vergütung erhalten, die nicht aus einem Arbeitsvertrag (zum Beispiel einem Dienstleistungsvertrag) erfolgt, oder über eine Gewinnausschüttung beziehungsweise durch eine andere Vergütungsmethode als ein Gehalt, dass sich aus einem Arbeitsvertrag ergibt, vergütet werden. KMU-Eigentümerinnen oder -Eigentümer, die ein Gehalt beziehen (als solches in der Buchhaltung des KMU eingetragen) können keine Personalkosten in dieser Budgetkategorie angeben (sie werden als tatsächliche Personalkosten nach Artikel 6.2.A.1 abgerechnet), es sei denn, sie können nachweisen, dass ihr Gehalt ausschließlich mit der Verwaltung des KMU zusammenhängt (und daher nicht mit der Maßnahme verbunden ist).
  2. Natürliche Personen, die die Finanzhilfevereinbarung als Zuwendungsempfänger in eigenem Namen als natürliche Person und nicht im Namen einer anderen juristischen Person (etwa eines Unternehmens) unterzeichnen.

Diese Kosten entsprechen den Stückkosten (Unit Costs), die im Beschluss K(2020) 71155 festgelegt wurden und in Anhang 2a aufgeführt sind.

Die Berechnung ergibt sich folgendermaßen: Betrag pro Einheit (Tagessatz) = {zum Beispiel 5.080 Euro / 18 Tage [das heißt 282,22 Euro]} multipliziert mit dem {Länderspezifischen Korrekturkoeffizient der Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen des aktuellen Arbeitsprogramms} –  und wie immer multipliziert mit den am Projekt gearbeiteten Tagen.

Zeiterfassung

Da nur die Personalkosten für die am Projekt gearbeiteten Tage abgerechnet werden können, ist die Arbeitszeit während der gesamten Projektlaufzeit mit einem Zeiterfassungssystem (zum Beispiel in einem elektronischen System oder in Papierform) zu belegen. Die Zeiterfassung muss mindestens monatlich datiert und von dem bzw. der Mitarbeitenden sowie seines oder ihrer Vorgesetzten unterzeichnet werden.

Personen, die mit 100 Prozent ihrer Arbeitszeit an einem Horizont-Europa-Projekt arbeiten, können statt der Zeiterfassung eine monatliche Erklärung über die auf dem Projekt gearbeiteten Tage verwenden. Die Europäische Kommission hat für Horizont-Europa-Projekte hierzu eine Mustervorlage entworfen.